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本系统开发工具：vfp6.0
本设计包含内容：源代码+可执行程序+毕业论文+开题报告+答辩稿
论文大概：
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第一章  引 言
        二十一世纪是信息的世纪,对于每一个行业、每一个企业及每一个人来说,谁能更好地利用信息就意味着谁能创造相互更多的财富。信息的拥有量及信息的利用效率决定了每一个社会元素的社会竞争力,也决定了它未来发展的道路。很多企业和商家都已意识到信息的重要性,并积极地去提高信息的利用效率,其中最主要的作法就是开发适合自己的信息系统。信息处理的计算机化和管理的计算机化是现代企业走向科学管理的标志性起点。
一、市绿化局及档案资料室简介
XX绿化局是市主管城市绿化和风景名胜工作的市人民政府工作部门,主要负责城市规划区的绿化、风景名胜区的管理工作,审核并监督工程建设项目配套绿化工程的实施,协调发动和组织全民义务植树活动,审批树木砍伐、移植、占用绿地事项,查处违法违章行为,综合管理和监督全市绿化工程市场,负责市赏石事业的发展与管理。
档案资料室负责档案资料的管理、利用和保护,并指导、督促和检查系统档案资料工作。
二、管理信息系统设计背景
近年来,我国的信息产业飞速发展,各行政机构、企事业单位对于信息的重视程度和需求量正以惊人的速度增长。及时准确的信息资源正日益成为政府机关提高工作效率、取信于民,企业快速发展乃至稳步成长的必备条件。其中,档案资料作为历史的记录和沉淀,正以其实用性、可靠性、权威性和不可估量的潜在价值,日益成为信息资源的重要组成部分。
信息时代的到来意味着工作效率的日渐提高,同时也给档案管理部门带来更大的压力,档案部门必须及时准确地提供各种参考材料,若无法作到这一点,将成为企业发展、机构运转的瓶颈。基于这一原因,档案管理工作无一例外受到领导的高度重视,同时,国家在评审企业的各种资质时,也都把企业档案管理是否达标作为重要评定因素之一。
随着档案资料价值的日渐提升,社会对档案管理部门也提出了更高的要求,对档案早已不限于“管好”,更多地要求“用好”,档案资料管理已向前延伸到公文的管理,向后扩展到信息资源的整理、采编、发放。就在档案管理部门职能不断扩大、业务不断扩充的同时,机构改革、企业改制等等政策又要求档案部门精兵简政,缩减日常经费开支,充分利用现有资源产生更多经济效益。“向管理要效益”已成为档案部门的运营之本,档案部门必须提高其自身的管理水平。“提升档案管理档次,将档案交给计算机管理”正在成为一种潮流,同时,计算机管理突出优势也在影响档案管理的机制。以手工检索为目的的著录卡片、目录等,不仅在编制阶段大量占用档案员的工作时间,检索利用也非常繁琐,缺少经验的档案员甚至无法在别人编制的目录中查找档案,更加难以保证“查全率”,使用计算机检索,将彻底解决这一问题；另外,为了保护档案资料,大中型档案馆都编制了“二套档案”,造成保管费用高涨,复印机使档案复制更加简便,却造成纸张消耗量的剧增,同时,大量复制文件的出现又给档案管理带来新的安全问题,更与档案管理的严肃性相抵触,使用计算机查询,将纸载档案管理与电子档案利用结合起来,可以完美解决这一难题,大幅度降低档案管理费用。
近年来,绿化局档案管理工作在局领导的重视下,有了较大的改进。首先对档案工作有了加强,还派送从事档案管理的同志参加专业培训。由于领导的重视,档案机构的健全,解决了长期以来档案分散管理的问题,改变了过去档案散、乱、失的状态。但是,也应看到绿化局档案工作走上正轨的时间毕竟不算长,档案在数量上、质量上仍存在不完善、不正确的问题,距离档案工作标准化和规范化的要求,还有较大的差距。
三、 开发目标
档案资料管理系统是档案管理部门综合业务信息处理系统的一部分,既包含针对文件处理和档案借阅的实时信息处理,又包含针对已归档档案的静态信息处理。系统必须具备高起点、高可靠、高效率,安全性强、使用性强、自动化程度高、操作简练等特点。档案管理资料管理系统的建立不仅要使用先进的计算机技术,追踪国内外档案部门先进的档案管理思路和方式,而且必须符合中国国家档案局关于档案管理的各种现行规章制度,适合用户所处行业的档案管理模式。
档案资料管理系统的开发目标必须满足以下要求：
1、 统必须符合档案管理的有关规定：国家档案局的相关规定、行业执行标准、地方执行标准等。通过系统的应用,提高用户单位对档案的管理水平。同时,以档案部门管理水平的提高为契机,带动整个单位,实现办公自动化。
2、 系统必须涵盖档案资料管理的整个过程,同时,系统并不是简单的替代手工操作,而应在现有业务的基础上,调整和优化业务流程,进而规范业务操作,提高工作效率。
3、 系统必须具备一定的前瞻性,促进档案资料管理思维和方式的变革。系统并不是简单的将原有业务计算机化,更重要的是利用电子档案的诸多优势,在档案存储、检索、调用等方面代替原始纸载档案,提高档案的利用率和附加值。
4、 系统必须稳定可靠,确保档案信息传递、处理的通畅,保障档案管理和利用正常进行。在遭遇病毒攻击、硬件损伤、软件平台故障等毁灭性突发事件后,可以迅速恢复数据,最大程度的减免损失。
5、 系统必须具有一定的辅助决策功能,提高领导决策的科学性,提高档案的利用率,进而提高全单位的工作效率。
6、 系统必须具有一定的自动化程度,减少主观判断导致的偏差,提高档案归档等工作的科学性,在档案信息统计等方面,通过计算机的累计功能自动完成,减少档案员的工作量,提高档案部门的工作质量。
7、 系统必须具备良好的可操作性,友善的用户界面,保证用户可以迅速掌握系统运行的基本操作,经过短期培训可以完全掌握系统各模块的功能。

 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

 

系 统 功 能 结 构 图
各功能模块介绍
A、 归档文件管理模块
    （1）、文件录入：对归档文件的各项内容进行录入。
（2）、文件修改：对归档文件的各项内容进行浏览,修改,删除等。
    （3）、文件检索：根据用户的要求对符合条件的归档文件进行检索,打印等。
    （4）、目录打印：打印目录封面,备注表,相关归档文件目录等。
B、档案借阅管理模块
（1）、借阅登记：对借阅人员的有关内容进行登记,修改。
     （2）、档案借阅：完成现有未借档案的借阅操作。
    （3）、借阅归还：完成借阅档案的归还操作。
    （4）、借阅统计：对档案借阅情况进行统计。
C、系统维护模块
   （1）、用户管理：增加或删除用户。  
（2）、口令维护：修改用户口令。
 （3）、数据维护：对本系统中各功能模块的所有数据进行数据备份及数据恢复。
 （4）、更改操作员：在管理员与一般用户之间进行更换登录。
D、帮助模块
E、退出模块
 退出档案管理系统
第三章  系统运行与维护
一、系统运行
1、开机进入WINDOWS95/98/2000系统。
2、在WINDOWS95/98/2000桌面上双击档案管理系统图标,进入档案管理系统的主窗口。
3、进入系统主窗口后,出现系统登录窗口,用户输入正确的用户名和密码,用鼠标单击“确定”按钮,即可登录到系统功能模块选择主窗口。以管理员身份进入系统可使用所有的功能模块,初始密码为11111111,进入系统后,请更改初始密码,如果以一般用户进入系统则不可使用口令维护模块。（见图1）
 
图1
4、进入系统功能模块选择主窗口后,可看到三个子系统。
（1）归档文件管理子系统
★ 文件录入：本表单对归档文件的情况进行相关内容的录入,保存操作。该表单有归档号,全宗号,年度,保管期限,机构问题,题名等13个录入栏目,新增记录,保存记录,记录上翻,记录下翻,撤消,退出6个操作按钮。每次录入时,只需单击“新增记录”,归档号就会自动加1,其中“题名”为必录栏目,不可缺少,其它录入栏目可根据实际情况选择录入。（见图2）
 
图2
★文件修改：输入归档号后点击 “记录修改”,弹出对话框询问“真的要修改吗？”,点击“确定”,该表单就会出现相对应的文件内容,然后便可对公文进行修改,然后保存,也可上下翻页进行浏览和删除记录。（见图3）
 
图3
★文件检索：这一部分的文件的检索是方便管理员管理文件,可根据年度、保管期限、机构问题和责任者进行检索（如图4）,也可进行快速检索。
 图4
★目录打印：该表单中有“目录封面”,“备注表”,“归档文件目录选择”三个打印项目,“打印封面”,“打印备注表”,“打印目录”3个操作按钮,可对相应栏目数据进行打印,根据用户所填写的信息,以预览的方式显示在屏幕上,用户需要打印可以点击“打印机”图标。（见图5）
 图5
（2）档案借阅管理子系统
★借阅登记：对档案借阅人员进行相关信息的录入,修改,删除等操作。该表单有姓名,性别,单位名称等5个录入项目,有增加,保存,上翻,下翻等7个操作按钮。其中“姓名”,“单位名称”为必录栏目,不可缺少,“性别”栏目是鼠标单选项,其它栏目可根据实际情况选择录入。
★档案借阅：凡是已进行登记的借阅人员都可通过该表单进行档案借阅操作（见图6）。输入姓名,按“确定”键,在下列的表格中如有此借阅者,则“检索”按钮和“快速检索” 按钮变为可用,进行相应的检索,否则此按钮为灰色不可用。如果借阅者不记得所要借阅的文件的大致内容,可选择检索条件后单击“检索”按钮,进入借阅检索表单完成检索（见图7）,如果借阅者知道所要借阅文件的年度、保管期限和机构问题中的一个或两个或者全部,那么就点击“快速检索”按钮进入快速检索表单（见图8）来完成检索。无论是进入哪个表单,检索要所要借阅的文件后,记住所要借阅的文件的归档号,按“确定”按钮,进入档案借阅表单（见图9）,借阅日期和应还日期栏会自动显示系统当日日期,输入归档号和借阅者姓名,然后点击“确定”按钮,下栏会出现所要借阅的档案的内容,如果确定要借阅此文件,就单击“确定借阅”键,则借阅成功。

 

图6
 
图7

 

图8
★借阅归还：输入所还文件的归档号,系统自动显示归还日期,点击“确定”,下栏会出现所还的档案的内容,如果确定要归还此文件,就单击“确定归还”键,则归还成功。
★借阅统计：统计未归还文件的借阅情况（见图10）
 
图9
（3）系统维护子系统
★用户管理：增加,删除用户
★口令维护：进行密码修改
★数据维护：选择路径,完成相应的数据备份和恢复
★更改操作员：在管理员与一般用户之间进行更换登录。